Jak podkreśla się w orzecznictwie sądowym, instytucja zwolnienia od kosztów służy zagwarantowaniu dostępu do sądu osobom, których zła sytuacja majątkowa nie pozwala na poniesienie kolejnego wydatku bez uszczerbku utrzymania dla siebie i swojej rodziny. Stanowi swoistą pomoc państwa w sytuacjach, w których osoba dochodząca swoich praw lub broniąca własnych interesów, nie jest w stanie ponieść kosztów sądowych ze względu na jej trudną sytuację rodzinną, finansową, w szczególności gdy wysokość uzyskanych przez nią dochodów lub niemożność pracy zarobowej nie pozwalają na zgromadzenie (zaoszczędzenie) odpowiedniej ilości środków pieniężnych na pokrycie kosztów sądowych, co groziłoby w szczególności zamknięciem przed taką osobą dostępu do rozpoznania sprawy przez sąd. Innymi słowy, zwolnienie od kosztów sądowych stanowi formę wsparcia dla osób ubogich, które wykażą, że mimo starań nie byłyby w stanie ze względu na niezależną od nich, złą sytuację majątkową , zgromadzić bez uszczerbku dla siebie i swojej rodziny odpowiednich środków6. na prowadzenie procesu sądowego.

Zgodnie z art. 102 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych, zwolnienia od kosztów sądowych może domagać osoba fizyczna, jeżeli złoży oświadczenie, z którego wynika, że nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Ustawa wymaga również, tego, aby do wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych dołączyć dołączone oświadczenie obejmujące szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania osoby ubiegającej się o zwolnienie od kosztów. Oświadczenie sporządza się według ustalonego wzoru, który dostępny jest tutaj.

Jeżeli oświadczenie nie zostało złożone albo nie zawiera wszystkich wymaganych danych, Sąd wezwie wnioskodawcę do uzupełniania jego braków. W przypadku gdy strona reprezentowana jest w sprawie przez profesjonalnego pełnomocnika, a do wniosku nie zostanie dołączone takie oświadczenie, przewodniczący zwraca wniosek bez uprzedniego zobowiązania do uzupełnienia braków formalnych.

Gdzie złożyć wniosek o przyznanie zwolenienia z kosztów sądowych

Wniosek o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych należy zgłosić na piśmie lub ustnie do protokołu w sądzie, w którym sprawa ma być wytoczona lub już się toczy. Osoba fizyczna, która nie ma miejsca zamieszkania w siedzibie tego sądu, może złożyć wniosek o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych w sądzie rejonowym właściwym ze względu na miejsce swego zamieszkania. Sąd przesyła niezwłocznie ten wniosek właściwemu sądowi.

W sporządzonym wniosku należy oznaczyć sąd, do którego go kierujemy. Niezbędnym jest także wskazanie sprawy sądowej w związku, z którą domagamy się zwolnienia (najlepiej poprzez wskazanie stron postępowania oraz sygnatury sprawy jeśli została już nadana). Osoba zainteresowana winna również wskazać to, czy domaga się zwolnienia w całości czy tylko w części (co do określonej kwoty). Najistotniejszym elementem wniosku jest jego uzasadnienie, w którym wnioskodawca przytoczy argumenty przemawiające za zwolnieniem go z obowiązku uiszczania kosztów sądowych z uwagi na jego trudną sytuacje materialną. Innymi słowy, wnioskodawca musi przekonać Sąd, że nie jest ponieść kosztów sądowych bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Z uwagi na to w sporządzanym uzasadnieniu powinien on ująć opis swojej sytuacji rodzinnej, życiowej i majątkowej (stan majątku, dochody i ich źródła, zobowiązania i inne obciążenia, koszty utrzymania).

Do tak sporządzonego wniosku należy dołączyć stosowne dokumenty na poparcie okoliczności podniesionych w uzasadnieniu. Konieczne jest także załączenie oświadczenia ,o którym mowa była powyżej.

W przedmiocie zwolnienia o kosztach sądowych sąd orzeka w formie postanowienia na posiedzeniu niejawnym. Rozstrzygniecie w tym zakresie wydać może również w formie orzeczenia referendarz sądowy. W razie decyzji odmownej, wnioskodawcy przysługuje środek zaskarżenia w formie zażalenia bądź w przypadku orzeczenia referendarza – skargi. Wniesiony środek odwoławczy nie wymaga opłaty.

Z dobrodziejstwa zwolnienia od kosztów cywilnych skorzystać także mogą inne podmioty niż osoby fizyczne. Ustawa daje również możliwość ubiegania się o takie zwolnienie osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niebędącej osobą prawną, którym ustawa przyznaje zdolność prawną. Zgodnie z art. 103 ustawy Sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych wymienionym podmiotom, jeżeli tylko wykażą, że nie mają dostatecznych środków na ich uiszczenie.